RESE Charente-Maritime : Accompagnement dans la gestion des abonnés

Créée en 1954, la RESE est la Régie d’Exploitation du Syndicat des Eaux de Charente-Maritime (SDE). Elle exploite 364 Communes en eau potable et 141 en assainissement, soit environ 50 % des populations du périmètre du Syndicat. Ainsi, la RESE compte environ 145.000 abonnés au service d’eau potable et 70.000 à l’assainissement.

La RESE édite plus de 400.000 factures par an globalisées (2 factures/an/abonné) pour son propre compte et celui du Syndicat et de tiers (Etat, Agence de l’Eau, autres exploitants, etc.).

En 2014, la RESE a décidé de remplacer son ancien logiciel ”maison” et de mettre en place une nouvelle solution informatique pour administrer l’ensemble de la relation clientèle. C’est la suite ”Anémone” de la Société INCOM qui a été retenue. La mise en exploitation a débuté en 2016 avec l’établissement de la première facture de l’année.

Si les dispositions prises pour accompagner les personnels concernés par les étapes relèves/facturation/encaissement se sont révélées efficaces, des difficultés sont apparues au niveau de l’adaptation des pratiques entre celles du nouveau logiciel et celles de l’Agence Comptable en charge de consolider les encaissements et de tenir la comptabilité. Compte tenu de l’importance capitale que revêt cette phase (bilans réguliers des encaissements, recouvrements des factures, relances, calcul des reversements au tiers, ...), la RESE a souhaité disposer de l’assistance de l’OIEau pour l’aider à mettre en place une solution optimisée et établir une définition précise des attendus du logiciel dans ces domaines.

La mission confiée à l’OIEau avait un triple objectif :

  • auditer les pratiques de l’Agence Comptable et proposer les adaptations nécessaires ;
  • établir le cahier des spécifications pour mettre en place les processus de traitement d’informations du logiciel de GRC (Anémone) en fonction des besoins de l’Agence Comptable ;
  • assister la collectivité pour le déploiement et la fiabilisation des flux financiers en coordonnant les interventions du fournisseur et de l’Agence Comptable.

Plusieurs interventions de l’OIEau ont été mises en œuvre en mai et juin 2016 pour identifier les processus de traitement des flux d’informations à l’Agence Comptable et proposer des évolutions et les expliciter auprès du fournisseur du logiciel.

La solution mise en place a permis de gérer l’ensemble des relations entre le service de gestion des abonnés et l’Agence Comptable sur les volets aussi variés que :

  • le traitement des impayés, les relances, le déclenchement des actions d’huissier,
  • la prise en charge des moyens modernes de paiements : mensualisation, prélèvement à échéance,
  • l’établissement d’états de situation et de prise en charge spécifiques à l’Agence Comptable, l le traitement des anomalies